Il decreto legislativo 13 dicembre 2024 n. 192 (attuativo della riforma fiscale) e, successivamente, la legge 30 dicembre 2024 n. 207 (legge di bilancio 2025) hanno riscritto la disciplina del reddito di lavoro autonomo. A partire dal periodo d’imposta 2025 il trattamento dei rimborsi spese addebitati analiticamente al cliente è stato profondamente modificato. A tali interventi si è aggiunto, nel giugno 2025, il D.L. 17 giugno 2025 n. 84 (“decreto fiscale”), che introduce ulteriori vincoli di tracciabilità dei pagamenti. Di seguito si esaminano le principali novità, con riferimento ai professionisti in regime ordinario e alle questioni aperte per i contribuenti in regime forfetario.
1. Neutralità dei rimborsi analitici nel reddito di lavoro autonomo
1.1 Regime ordinario: esclusione dal reddito e indeducibilità delle spese
Fino al 31 dicembre 2024 i rimborsi analitici – tipicamente spese di trasferta, vitto o alloggio sostenute dal professionista e riaddebitate al committente – concorrevano alla formazione del compenso e dovevano essere assoggettati a ritenuta d’acconto; parallelamente, le stesse spese erano deducibili dal reddito. Dal 1° gennaio 2025, il nuovo art. 54 del TUIR prevede che le somme ricevute a titolo di rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro autonomo. Le somme percepite non sono quindi più soggette a ritenuta d’acconto.
Il rovescio della medaglia è l’indeducibilità delle corrispondenti spese. Il nuovo art. 54-ter stabilisce che, in linea generale, le spese rimborsate non sono deducibili; diventano deducibili soltanto se il rimborso non viene effettuato a causa di procedure concorsuali o insolvenza del committente (liquidazione giudiziale, concordato preventivo, accordi di ristrutturazione, ecc.) o se il credito alla restituzione si prescrive. È inoltre previsto un regime di favore per importi contenuti: qualora l’ammontare complessivo di compensi e spese sia inferiore a 2.500 euro e il rimborso non avvenga entro un anno dalla fatturazione, la spesa diviene comunque deducibile.
La neutralizzazione vale soltanto per i rimborsi direttamente riferibili all’incarico. Restano invece imponibili i rimborsi non connessi in modo stretto alla prestazione o determinati in maniera forfettaria; la neutralizzazione richiede che vi sia assoluta corrispondenza tra spese sostenute e importo richiesto a rimborso.
1.2 Profili IVA e contributivi
La nuova disciplina incide solo sulle imposte sul reddito. La somma rimborsata resta imponibile ai fini IVA poiché si tratta di una spesa propria e non di una semplice anticipazione ex art. 15 del DPR 633/1972 (effettuata in nome e per conto del cliente). Per tale ragione il professionista deve continuare ad applicare l’aliquota IVA ordinaria e indicare il rimborso nella fattura con la natura imponibile.
La neutralità non influenza nemmeno i contributi previdenziali integrativi (4 % o l’aliquota prevista dalla cassa di appartenenza), poiché questi contributi sono parametrati al volume d’affari IVA.
1.3 Rimborso forfettario
La riforma non modifica la disciplina dei rimborsi a forfait (es. il cosiddetto rimborso spese “a vacazione”). Tali importi continuano a essere considerati compensi imponibili e le spese effettivamente sostenute restano deducibili secondo le regole ordinarie. Pertanto, chi opta per rimborsi forfettari dovrà includerli nella base imponibile e assoggettarli a ritenuta d’acconto.
2. Regime forfetario: incertezza normativa
I professionisti che applicano il regime forfetario determinano il reddito applicando un coefficiente di redditività ai compensi percepiti (art. 1 co. 64 ss. legge 190/2014) e non beneficiano di deduzioni analitiche. La modifica dell’art. 54 TUIR riguarda i soli redditi di lavoro autonomo ordinari e non contiene un rinvio espresso al regime forfetario. Secondo alcuni commentatori, l’assenza di questo rinvio implica che i rimborsi analiticamente addebitati restano reddito per i contribuenti forfetari, poiché la norma sui “ricavi e compensi” della legge 190/2014 non è stata modificata. L’agenzia delle entrate, nella circolare 5/E 2021, aveva già affermato che i rimborsi analitici dei forfetari costituiscono compensi salvo si tratti di spese anticipate; questo orientamento si considera tuttora applicabile.
Altri interpreti ritengono invece che, per ragioni di coerenza, anche i forfetari debbano escludere i rimborsi analitici dal reddito. L’utilità di tale valutazione è da rilevarsi anche alla luce del fatto che i rimborsi spese non contribuirebbero tantomeno raggiungimento della soglia di 85 000 euro. Tuttavia, in mancanza di un intervento legislativo esplicito o di un chiarimento dell’Agenzia delle Entrate, la prudenza suggerisce ai forfetari di continuare a considerare i rimborsi come parte dei compensi.
3. Obbligo di tracciabilità dei pagamenti: legge 207/2024 e D.L. 84/2025
3.1 Condizioni per l’esclusione dal reddito
La neutralità dei rimborsi analitici si applica soltanto quando le spese sono state pagate con mezzi tracciabili (bonifici bancari o postali, carte di pagamento, assegni). La legge 207/2024 ha modificato l’art. 95 TUIR stabilendo che le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto nonché i rimborsi analitici relativi a tali spese sono deducibili per l’impresa committente solo se i pagamenti avvengono con strumenti tracciati. La stessa condizione vale per l’esclusione dal reddito del professionista: il riaddebito è neutrale soltanto se il professionista utilizza mezzi tracciabili. In mancanza di tracciabilità, il rimborso diventa reddito imponibile.
Il D.L. 84/2025 ha ulteriormente rafforzato tale principio. Esso prevede che, per le spese sostenute in Italia di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (taxi, NCC), sia il professionista sia il committente debbano utilizzare mezzi di pagamento tracciabili, pena la perdita dell’esclusione dal reddito e della deduzione. Le spese sostenute all’estero restano esenti dall’obbligo di tracciabilità.
3.2 Impatto per le imprese committenti
Per le società e gli enti che corrispondono rimborsi ai professionisti, la deducibilità è subordinata alla tracciabilità del pagamento del rimborso e della spesa originaria. Il committente deve quindi verificare le modalità di pagamento utilizzate dal professionista. Se il professionista presenta spese pagate in contanti, l’impresa non potrà dedurre il rimborso. Per facilitare questa verifica, è consigliabile indicare in fattura la dicitura “spese sostenute con strumenti di pagamento tracciabili” e allegare copia dei documenti commerciali e delle ricevute POS.
4. Adempimenti pratici
Per applicare correttamente il nuovo regime il professionista deve:
- Conservare una nota spese analitica: è necessario predisporre un fascicolo in cui siano indicati i dati della trasferta o dell’incarico, la natura e l’importo delle spese e la correlazione con l’attività professionale.
- Utilizzare sistemi di pagamento tracciabili: ogni spesa relativa a vitto, alloggio, viaggi e trasporti in Italia deve essere pagata con strumenti tracciati, in modo da non pregiudicare l’esclusione dal reddito e la deducibilità. Per le spese all’estero l’uso del contante rimane irrilevante.
- Specificare le spese in fattura: è opportuno indicare in fattura le spese sostenute con strumenti tracciabili e allegare i giustificativi (scontrini, ricevute POS). Ciò agevola il committente nella verifica della deducibilità.
- Distinguere tra spese anticipate e spese proprie: le somme anticipate in nome e per conto del cliente (anticipazioni ex art. 15 DPR 633/1972) rimangono fuori campo IVA e non sono toccate dalle nuove disposizioni. È quindi necessario separarle dai rimborsi analitici soggetti a IVA.
- Calcolare il contributo integrativo: poiché i rimborsi analitici restano imponibili ai fini IVA, essi concorrono alla base di calcolo del contributo integrativo dovuto alla cassa professionale.
5. Conclusioni e prospettive
La riforma fiscale 2025 ha introdotto il principio di neutralità fiscale dei rimborsi analitici per i professionisti in regime ordinario: i rimborsi documentati e addebitati analiticamente non sono più considerati compensi e non subiscono ritenuta d’acconto, ma le spese rimborsate non sono deducibili per il professionista. La disciplina mira a evitare la distorsione di un reddito gonfiato da spese anticipate e a semplificare la gestione fiscale.
La neutralità è però subordinata a rigidi requisiti: i costi devono essere strettamente legati all’incarico, documentati e pagati con mezzi tracciabili. Le imprese committenti non potranno dedurre i rimborsi se il professionista non dimostra la tracciabilità della spesa.
Resta invece incerta l’applicazione al regime forfetario. Alcuni commentatori sostengono che la nuova disciplina debba applicarsi anche ai forfetari, mentre altri sottolineano che l’assenza di una modifica alla legge 190/2014 obbliga questi contribuenti a considerare i rimborsi analitici tra i compensi.
Infine, il decreto fiscale 84/2025 ha introdotto un ulteriore livello di controllo, rendendo la tracciabilità dei pagamenti una condizione per l’esclusione dal reddito e la deducibilità. Questo rafforzamento mira a contrastare l’evasione e a creare un contrasto d’interessi fra professionista e committente, incentivando entrambi a utilizzare strumenti di pagamento tracciabili. La corretta applicazione delle nuove regole richiede un’attenta organizzazione documentale e la piena collaborazione tra professionista e cliente.
